Mooie statusupdates Een zeer efficiënte machine wordt zo omdat er duidelijke observatie is. Voor teams bieden mooie statusupdates die observatie. Iedereen in een projectteam zou moeten weten hoe ze een mooie statusupdate voor hun werkgebied moeten schrijven of presenteren, niet alleen PM's. En het zou in <5 minuten moeten gebeuren. Het doel: 1) houd de verwachtingen van de groep in sync 2) versnel beslissingen 3) creëer duidelijke verantwoordelijkheid Principes hieronder voor mooie, frequente statusupdates: 1. Anticipeer op de vragen van anderen Deel wat mensen willen weten. Deel geen details die hun werk niet beïnvloeden. Doe dit consistent -- als je ziek bent, op verlof bent, of anderszins de update niet kunt geven, vraag iemand om voor je in te springen. 2. Geef een geschatte tijd wanneer gebruikers waarde zullen beginnen te krijgen Over het algemeen is het belangrijkste dat mensen willen weten: "wanneer zullen we waarde zien van deze werkstroom?" en "komt mijn verwachting van dit project overeen met de werkelijkheid?" Dus begin met de schatting wanneer het project waarde zal gaan leveren. Als het moeilijk is om een exacte verzend-ETA te geven (normaal voor vroege projectfasen wanneer meer onderzoek en afbakening nodig is), geef dan een vertrouwenspercentage of een ETA-datum bereik. Maar probeer altijd de ETA-vraag te beantwoorden. 3. Communiceer verwachte veranderingen in de kop Als alles op schema ligt, zeg dan “op schema om te lanceren op <DATUM>” Als dingen zijn vertraagd door nieuwe informatie, zeg dan “Vertraagd met 1 dag; nu verwacht te lanceren op <DATUM>” Leg uit wat de nieuwe informatie is. Als er problemen zijn die opgelost moeten worden, maak dat dan bekend (zie volgend punt) 4. Communiceer blokkades met urgentie Een van de belangrijkste taken van een statusupdate is om de snelheid van besluitvorming te maximaliseren en blokkades of afhankelijkheden zo snel mogelijk aan het licht te brengen. Als de voortgang is geblokkeerd door een beslissing of een ander team, zorg er dan voor dat je “GEBLOCKEERD” zegt in de eerste zin. 5. Zorg ervoor dat de juiste mensen de update krijgen Updates zijn nutteloos tenzij ze worden gelezen door de mensen die beslissingen nemen of de voortgang beheren. Tag de juiste mensen als dit schriftelijk is. Als het in een vergadering is, zorg ervoor dat de juiste mensen aanwezig zijn. 6. Iedereen kan de aangewezen statusupdategever zijn Het kan een PM, ingenieur, ontwerper, verkoop, data, of iemand zijn die diep betrokken is bij het project. Maar iedereen (inclusief deze persoon) moet weten dat ze aangewezen zijn. 7. Houd het kort en krachtig Een veelgemaakte fout is om te proberen ALLE context van wat er aan de hand is te geven. Dit verspilt tijd; de meeste mensen hoeven slechts 5% of 10% van de context te weten om te begrijpen wat ze moeten doen in hun werk. Met oefening zou een mooie statusupdate <5 minuten moeten duren om te schrijven, vooral omdat een groot deel van het bovenstaande geautomatiseerd kan worden. Meer dan >15 minuten besteden aan een statusupdate is veel te lang.